Proses Seleksi dan Pembentukan Kontrak Proyek

 

Proses seleksi dan pembentukan kontrak adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh pemilik proyek dengan satu atau lebih konsultan menuju ke arah terjalinnya ikatan kerja atau kontrak. Dilihat dari proses tersebut maka pengadaan konsultan dapat dibedakan menjadi:

a.Pelelangan terbuka; dan
b.Penunjukan langsung.

Pelelangan terbuka  adalah pelelangan yang diikuti oleh banyak konsultasn, umumnya melewati tahap prakualifikasi, sebelum diberikan paket lelang. Untuk kondisi tertentu dilakukan penunjukan langsung setelah meneliti beberapa konsultan (dalam jumlah yang amat terbatas) mengenai kemampuannya (telah memiliki daftar rekanan mampu-DRM). Kondisi tersebut, misalnya sifat lingkup kerja yang amat khusus, harus mengikuti peraturan yang berlaku, ataupun bersifat multitahun (multiyears).

Proses Seleksi pada Pelelangan Terbuka 

 

Proses seleksi pada pelelangan terbuka umumnya mengikuti system dua sampul (twoenvelope system) yang pada prinsipnya memisahkan dan memperioritaskan penilaian aspek teknis (sampul pertama) sebelum melihat aspek harga (sampul kedua). 

Adapun rincian urutan proses seleksi pelelangan sistem dua sampul tersebut Berbagai keterangan mengenai langkah-langkah tersebut telah diuraikan sebelumnya sedangkan penjelasan lebih lanjut untuk beberapa hal adalah sebagai berikut.

Mempersiapkan Daftar Panjang

Setelah panitia pengadaan terbentuk, maka salah satu tugasnya adalah melakukan proses seleksi. Untuk maksud ini, dikaji serangkaian daftar yang dari pengamatan sekilas memiliki bidang usaha dan pengalaman yang dapat dipertimbangkan untuk diundang. 

Daftar tersebut seringkali dapat diperoleh dari perkumpulan profesi seperti Inkindo (Ikatan konsultan Indonesia) atau referensi dari badan / lembaga yang sering bekerja dengan konsultan, seperti bank, Depertemen pekerjaan Umum, atau dengan menyiarkan dalam iklan suatu penerbitan. 

Dari daftar yang terkumpul kemudian dikirim surat pertanyaan kepada merekah apakah berminat untuk mengikuti leleang dalam waktu dekat. Dengan cara di atas akan diperoleh daftar panjang (long list) konsultan-konsultan yang berminat.

Melakukan Prakualifikasi

Terhadap konsultan-konsultan tertera dalam daftar panjang dilakukan prakualifikasi dengan memakai criteria yang telah disusun oleh panitia pengadaan. Dari prakualifikasi dihasilkan daftar pendek (short list) antara lain sampai tujuh perusahaan, lebih besar dari jumlah tersebut mengakibatkan terlalu banyak tenaga atau usaha untuk menyaring kembali.

Memberi Paket Lelang dan Rapat Klarifikasi

Langkah berikutnya adalah memberipaket lelang (RFP) untuk mengajukan penawaran atau proposal kepada perusahaan yang tercantum dalam daftar pendek. Paket lelang terdiri dari surat pengantar dan dokumen-dokuman seperti telah dijelaskan sebelumnya. Setelah RFP disampaikan kepada peserta yang berhak, maka selang beberapa saat (2-3 minggu), mereka diberi waktu untuk minta penjelasan tentang segala sesuatu yang tercantum di RFP dalam suatu rapat klarifikasi (prebid meeting). 

Seringkali mereka diberi kesempatan berkunjung  ke lokasi proyek untuk mengkaji lebih jau kondisilapangan dari dekat. Apa bila karena sesuatu sebab (misalnya, menunggu terkumpulnya informasi ) calon pemakai jasa atau pemilik proyek terpaksa memberikan jawaban atau keterangan tertulis sesudah rapat selesai, maka jawaban yang sama harus disampaikan pula kepada semua peserta lelang.

Menerima dan Mengkaji Proposal

Langkah-langkah yang dilakukan dalam menerima dan mengkaji proposal adalah sebagai berikut.

a.Langkah Pertama

Menerima paket proposal  lalu melakukan penelitian mengenai pemenuhan prosedur, kelengkapan, dan keabsahan syarat administrasi yang diadakan seperti dilampirkannya jaminan lelang. Sampul-sampul dokumen lelang masih tertutup rapat (disegel), proposal terbagai dalam dua sampul, dan lain-lain.

b.Langkah Kedua

Pembukaan sampul berisi proposal teknis, kemudian dilakukan penilaian aspek teknik dan manajemen (T&M) oleh panitia pengadaan dengan memakai kriteria seleksi peserta Dari penilaian ini, diperoleh peringkat dari peserta yang memenuhi persyaratan T&M. Proposal yang tidak memenuhi persyaratan T&M dikembalikan beserta proposal harganya (yang masih tertutup).

c.Langkah Ketiga

Pembukaan sampul berisi proposal harga yang dimulai dari peringkat pertama hasil penilaian aspek T&M. Bila dari hasil penelitian dan negosiasi pengajuan harganya tidak melebihi anggaran (HPS), maka peserta ini ditetapkan sebagai pemenang lelang. 

Tetapi bila dari negosiasi tidak menghasilkan kesepakatan (misalnya, proposal harga di atas HPS) maka peserta yang bersangkutan dianggap gagal. Giliran selanjutnya adalah peringkat dua sampai terdapat pemenang yang memenuhi aspek T&M, dan harga tiak melebihi anggaran. Seandainya sampai peringkat akhir yang memenuhi aspek T&M tidak ada yang pengajuan harganya di bawah (atau sama dengan) HPS, maka diadakan lelang ulang.

Variasi Pembobotan

Prosedur yang digunakan pada langkah-langkah tersebut di atas menganggap bahwa aspek T&M dominan sekali (nilai bobot = 100) terhadap keberhasilan jasa konsultasi. Hal ini terjadi misalnya untuk proyek-proyek  yang bersifat kompleks, canggih, dan berukuran besar. 

Tetapi tidak semua proyek memiliki sifat demikian, sehingga panitia pengadaan perlu menyusun rumus pembobotan aspek T&M dan aspek harga, misalnya untuk proyek yang akan dinilai, pembobotannya adalah aspek T&M 75 persen dan harga 25 persen. Perhitungan dan penilaian perinkat kemudian didasarkan atas pembobotan yang telah ditentukan. 

Untuk itu sekurang-kurangnya dua proposal harga dari peringkat terbaik yang memenuhi aspek T&M (dihitung dari peringkat pertama) dibuka,  diteliti, dan dihitung sesuai pembobotan. Selanjutnya, untuk menentukan pemenang, proses seleksi diteruskan seperti pada langkah-3.

Sumber ; Manajemen Proyek Imam Soeharto