Klarifikasi Akhir Tanda Tangan Kontrak

 

Klarifikasi Akhir dan Tanda Tangan Kontrak- Setelah panitia pengadaan menyelesaikan tugas penentuan usulan pemenang, maka sebelum penandatanganan kontrak oleh pimpinan yang berwenang, diadakan klarifikasi dan konfirmasi akhir dengan calon pemenang terhadap pasal-pasal yang tercantum dalam rancangan kontrak. 

Langkah ini dilakukan untuk memantapkan persamaan pengertian dan meminimalkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap pasal-pasal kontrak. 

Agenda pembicaraan umumnya mencakup hal-hal berikut.

•Konfirmasi lingkup kegiatan, program kerja, serta jadwal penugasan personil.
•Konfirmasi akan tersedianya fasilitas yang akan diberikan oleh pemilik proyek.
•Penegasan berbagai aspek financial.
•Meneliti pasal rancangan kontrak apakah masih ada hal-hal yang membutuhkan  penjelasan atau modifikasi.
•Apakah akan diterbitkan latter of intent untuk memulai pekerjaan sebelum kontrak dinyatakan efektif.
Salam berlangsung klarifikasi dan negosiasi, hasil-hasil pembicaraan dicatat dan akan menjadi masukan pada berita acara.

Partner dan Laporan

Perusahaan yang bertindak sebagai pengguna jasa konsultan umumnya mempunyai perhatian besar terhadap masalah alih pengetahuan dan teknologi, yaitu dangan mengusahakan agar staf dan personil perusahaannya mengambil manfaat sebesar munkin dari kehadiran tenaga ahli  konsultan yang bekerja di perusahaannya. Usaha ini dilakukan dengan menugaskan personil perusahaan yang bersangkutan sebagai partner (counterpart).

Agar ahli pengetahuan dan teknologi berlangsung secara efektif, fungsi partner tidak sekedar menjadi pendamping yang pasif, tetapi dibebani dengan tugas yang setara yang berkaitan erat dangan lingkup tugas konsultan. 

Misalnya, dalam suatu paket konsultan studi tenaga kerja di suatu lokasi proyek, partner memberikan input keterangan atau data situasi yang ada, seperti tingkat pendidikan, jumlah sekolah, atau lembaga pendidikan dan lain-lain, atau paling tidak menunjukkan dimana sumber informasi dan bersama-sama mengadakan kontak dan merundingkan untuk mendapatkannya. 

Kemudian mengadakan diskusi tentang rencana dan hasil peleksanaan pekerjaan dari waktu ke waktu, dan lebih penting ikut mereview berbagai macam temuan sebelum menjadi satu laporan resmi. Meskipun seandainya partner tidak setuju mengenai isi atau materinya, tetapi ia perlu mengerti latar belakang permasalahannya yang dilaporkan. 

Dengan demikian, ada persiapan baginya dan bagi perusahaan pemilik proyek atau pengguna jasa untuk mengimplementasikan hasil studi dengan tidak menggantungkan diri kepada jasa konsultan lagi.

Kontrak antara pemilik proyek dengan konsultan umumnya telah memerinci bentuk dan jadwal laporan. Isi dan frekuensi suatu laporan disusun dan diatur sedemikian rupa, sehingga pihak pemilik proyek mengetahui masalah-masalah yang penting tetapi jangan terlalu sering dan terlalu panjang sehingga menyita sebagian besar waktu konsultan. Laporan-laporan tersebut terdiri dari inception, interim, kemajuan berkala (progress), dan laporan penentuan.

Sumber ; Manajemen Proyek Imam Soeharto