Evolusi Penggunaan Ilmu Manajemen Proyek

Pada Materi sebelumnya Kita telah Membahas tentang Perilaku siklus Proyek Konstruksi secara Umum. Dan Pada Kesempatan ini yang menjadi Topik pembahasan kita yakni Evolusi Penggunaan Ilmu Manajemen Proyek

Perlu diketahui bahwa Perumusan dan pelaksanaan manajemen proyek tidak langsung selengkap dan secanggih apa yang dikenal dewasa ini, tetapi mengalami pertumbuhan setapak demi setapak.

Suatu penelitian perihal perkembangan manajemen proyek, khususnya yang berkaitan dengan organisasi, telah dilakukan oleh Keith Davis terhadap berbagai perusahaan. ia mempelajari bermacam organisasi yang oleh perusahaan yang bersangkutan diberi nama sebagai organisasi manajemen proyek. Dari penelitian tersebut ia mengidentifikasi empat jenis organisasi berikut.

Ekspeditor Proyek

Ekspeditor proyek tidak melaksanakan fungsi manajer,tetapi mengerjakan dua fungsi pokok, yaitu:

• Sebagai "ekspeditor pekerjaan".
• Sebagai pusat komunikasi penyelenggaraan proyek.

Ekspeditor menjelaskan "bahasa" dan aspek teknik yang kompleks menjadi parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan dan mereka yang berkepentingan seperti biaya, jadwal, mutu, harga barang, dan situasi umum proyek. 

Sebagai pusat komunikasi, ekspeditor proyek siap menjawab pertanyaan dan mernberikan informasi kemajuan proyek dan masalah lain kepada stake holder.

Koordinator Proyek

Koordinator proyek adalah pimpinan staf dan mempunyai kebebasan untuk bertindak dan bertanggung jawab atas tindakannya. la melaksanakan kepemimpinannya melalui prosedur, bukan otoritas lini.

Konfederasi Proyek

Mempunyai fungsi manajernen, seperti merencanakan,mengorganisir, memimpin,melakukan motivasi, dan mengendalikan kegiatan proyek, termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator. Meskipun demikian, konfederasi proyek belum memiliki otoritas
lini secara penuh.

Manajemen Proyek

Di sini manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Di samping itu, ia memiliki jalur kontak yang luas, baik ke dalam maupun ke luar, seperti ke pemimpin perusahaan yangmbersangkutan, kontraktor, rekanan, subkontrak dan lain-lain. 

Beberapa perusahaan atau badan menggunakan bentuk organisasi di atas sesuai dengan perkembangan usahanya. Meskipun saat ini manajernen proyek dianggap telah tumbuh ke tingkat "kedewasaan", ini bukan berarti bahwa bentuk awalnya tidak dijumpai lagi.

Kapan Manajemen Proyek Digunakan

Sampai sejauh ini telah dibahas konsep manajernen proyek dan kaitannya dengan manajemen klasik yang dijumpai pada perusahaan- perusahaan yang menangani kegiatan operasional secara rutin. Sedangkan untuk kegiatan proyek, diperkenalkan konsep manajemen proyek. 

Dalam hubungan ini D.I. Cleland dan W. R. King berpendapat lebih jauh, yaitu menyarankan agar dipertimbangkan untuk menggunakan manajemen proyek bila menghadapi situasi sebagai berikut:

Menyangkut Reputasi Perusahaan

Bila keberhasilan atau pelaksanaan (implernentasi) suatu kegiatan berpengaruh besar terhadap reputasi perusahaan, maka dianjurkan untuk menggunakan manajemen proyek. Pendekatan ini mernungkinkan mobilisasi tenaga dan sumber daya lain secara efektif.

Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar

Bila tujuan usaha harus dicapai dengan melaksanakan tugas-tugas yang memerlukan kerja sama erat dari berbagai bidang internal ataupun ekstemal organisasi, maka akan terasa perlunya arus horisontal dan penanggung jawab tunggal yang merupakan unsur penting manajemen proyek.

Besarnya Ukuran Kegiatan (Usaha)

Bilamana volume kegiatan suborganisasi secara substansial melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya memerlukan tambahan sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan manajemen proyek berguna untuk dipertimbangkan agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara menyeluruh.

Keadaan di atas tidak hanya dijumpai pada kegiatan proyek (yang secara definisi berlangsung dalam waktu yang relatif singkat), tetapi juga pada kegiatan-kegiatan lain, misalnya program swasembada pangan, keluarga berencana, pengentasan kemiskinan, dan lain-lain yang berlangsung bertahuntahun dalam jangka panjang.

Berikut ada beberapa Poin Penting yang bisa disimpulkan Yaitu :

Manajemen proyek tumbuh karena dorongan mencari pendekatan pengelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan proyek, suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin.

• Dinamika dan perilaku proyek yang berpengaruh besar terhadap pengelolaan adalah nonrutin, waktunya relatif pendek, aneka ragam kegiatan dengan intensitas naik turun secara tajam dan melibatkan multiorganisasi dan banyak peserta.
• Berbagai pemikiran manajemen yang ada berpengaruh besar terhadap konsep manajemen proyek, beberapa di antaranya adalah manajemen klasik, pemikiran sistem, dan pendekatan kontinjenci (situasional).
• Manajemen klasik yang sesuai untuk menangani kegiatan operasional rutin dianggap kurang cepat dalam menanggapi tuntutan dan perilaku kegiatan proyek. Untuk itu diperlukan berbagai penyesuaian seperti melembagakan arus kegiatan horisontal.
• Konsep manajemen proyek menginginkan adanya penanggung jawab tunggal yang berfungsi sebagai pusat sumber informasi yang berkaitan dengan proyek, integrator, dan koordinator semua kegiatan dan peserta sesuai kepentingan dan prioritas proyek.
• Konsep manajemen proyek juga bertujuan menciptakan keterkaitan yang erat antara perencanaan dan pengendalian. Hal ini terutama disebabkan cepatnya perubahan kegiatan dan berlangsung hanya sekali.
• Perumusan dan pelaksanaan konsep manajemen proyek melalui evolusi yang bertingkat-tingkat dimulai dari ekspeditor, koordinator, sampai menjadi bentuk seperti yang saat ini kita jumpai.

Demikianlah Sekilas tentang Evolusi Penggunaan Ilmu Manajemen Proyek, anda bisa membaca Materi sebelumnya yaitu tentang Perilaku siklus Proyek Konstruksi secara Umum . Materi berikut yaitu berhubungan dengan Profesi dan Area Ilmu Manajemen Proyek.