Definisi dan Contoh WBS/SRK Proyek- Lingkup proyek didentifikasikan sebagai perwujudan dari apa yang diinginkan oleh proyek. Misalnya, untuk suatu proyek E-MK berupa pendirian kilang minyak, maka lingkup proyeknya dapat terdiri terdiri dari:
•Unit pemurnian;
•Unit proses pengelolaan utama;
•Unit pemurnian produk;
•Unit utility dan penunjang;
•Unit fasilitas dermaga dan tangki;
•Perkantoran, control room, perumahan, dan bangunan sipil lainnya.
Semua butir di atas dijabarkan lebih lanjut dan lebih terinci, misalnya berapa besar kapasitas produksi unit pengelolahan, produk, luas perkantoran, jumlah unit perumahan pegawai dan lain lain. Dengan demikian, diperoleh perencanaan yang definitive mengenai lingkup proyek.
Setelah berhasil mendefinisikan lingkup proyek secara utuh, langkah selanjutnya adalah memecah lingkup proyek menjadi komponen komponen dan menyusunnya kembali bagi tujuan pengelolaan berikutnya.
Memecah lingkup proyek dan menyusun kembali komponen komponennya dengan mengikuti srtuktur hierarki tertentu dikenal sebagai membentuk SRK atau struktur Rincian Lingkup Kerja (work breakdown structure).
Di samping sebagai kerangka pembagian kerja untuk melaksanakan proyek, SRK juga merupakan sarana untuk perencanaan, pemantauan, dan pengendalian. Dari gambaran proyek secara utuh tersebut kemudian akan terjadi pembagian menurut hierarki dan semakin lama terinci dengan lingkup yang juga mengencil.
Sedangkan komplesitasnya semakin berkurang sampai akhirnya dianggap cukup terinci tetapi masih dapat dikelolah (manageable). Jadi, suatu paket kerja sebagai SRK terkecilharus memenuhi sifat sifat berikut.
•Dapat dikelolah sebagai satuan unit kerja.
•Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntasi biaya.
•Dapat direncanakan jadwal perencanaan anggarannya.
•Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biayanya.
•Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya.
•Bila diintegritaskan dengan SRK yang lain, akan menjadi lingkup proyek secara keseluruhan.
Dari segi pengalaman terhadap resiko, dengan membagi lingkup proyek menjadi sejumlah paket kaket kerja, berarti memungkinkan mengisolasi risiko di dalam SRK yang bersangkutan. Paket kerja dari SRK di atas setelah diberi kode akuntansi, alokasi anggaran biaya, indikasi jadwal pelaksanaan, dan criteria standar mutu yang harys dipenuhi akan merupakan “proyek mini” yang dapat diserahkan kepada bidang fungsional atau organisasi alin, seperti subkontraktor, untuk dikerjakan.
Penyusunaa SRK umumnya dilakukan dengan pendekatan top-down, dengan maksud mencegah adanya bagian bagian yang tertinggal dan kemungkinan pengaturan langsung agar komponen komponen terwebut tetap berorientasi ke tujuan proyek. Satu hal yang perlu diingat bahwa menyusun SRK, meskipun dimulai sejak awal proyek, belum tentu tidak mengalami perubahan. Penyempurnaannya harus selalu dilakukan sejalan dengan kemajuan proyek, sesuai dengan informasi yang semakin banyak dan lebih akurat.
•Unit pemurnian;
•Unit proses pengelolaan utama;
•Unit pemurnian produk;
•Unit utility dan penunjang;
•Unit fasilitas dermaga dan tangki;
•Perkantoran, control room, perumahan, dan bangunan sipil lainnya.
Semua butir di atas dijabarkan lebih lanjut dan lebih terinci, misalnya berapa besar kapasitas produksi unit pengelolahan, produk, luas perkantoran, jumlah unit perumahan pegawai dan lain lain. Dengan demikian, diperoleh perencanaan yang definitive mengenai lingkup proyek.
Setelah berhasil mendefinisikan lingkup proyek secara utuh, langkah selanjutnya adalah memecah lingkup proyek menjadi komponen komponen dan menyusunnya kembali bagi tujuan pengelolaan berikutnya.
Memecah lingkup proyek dan menyusun kembali komponen komponennya dengan mengikuti srtuktur hierarki tertentu dikenal sebagai membentuk SRK atau struktur Rincian Lingkup Kerja (work breakdown structure).
Di samping sebagai kerangka pembagian kerja untuk melaksanakan proyek, SRK juga merupakan sarana untuk perencanaan, pemantauan, dan pengendalian. Dari gambaran proyek secara utuh tersebut kemudian akan terjadi pembagian menurut hierarki dan semakin lama terinci dengan lingkup yang juga mengencil.
Sedangkan komplesitasnya semakin berkurang sampai akhirnya dianggap cukup terinci tetapi masih dapat dikelolah (manageable). Jadi, suatu paket kerja sebagai SRK terkecilharus memenuhi sifat sifat berikut.
•Dapat dikelolah sebagai satuan unit kerja.
•Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntasi biaya.
•Dapat direncanakan jadwal perencanaan anggarannya.
•Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biayanya.
•Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya.
•Bila diintegritaskan dengan SRK yang lain, akan menjadi lingkup proyek secara keseluruhan.
Dari segi pengalaman terhadap resiko, dengan membagi lingkup proyek menjadi sejumlah paket kaket kerja, berarti memungkinkan mengisolasi risiko di dalam SRK yang bersangkutan. Paket kerja dari SRK di atas setelah diberi kode akuntansi, alokasi anggaran biaya, indikasi jadwal pelaksanaan, dan criteria standar mutu yang harys dipenuhi akan merupakan “proyek mini” yang dapat diserahkan kepada bidang fungsional atau organisasi alin, seperti subkontraktor, untuk dikerjakan.
Penyusunaa SRK umumnya dilakukan dengan pendekatan top-down, dengan maksud mencegah adanya bagian bagian yang tertinggal dan kemungkinan pengaturan langsung agar komponen komponen terwebut tetap berorientasi ke tujuan proyek. Satu hal yang perlu diingat bahwa menyusun SRK, meskipun dimulai sejak awal proyek, belum tentu tidak mengalami perubahan. Penyempurnaannya harus selalu dilakukan sejalan dengan kemajuan proyek, sesuai dengan informasi yang semakin banyak dan lebih akurat.
Macam Struktur
Struktur yang dipilih dapat didasarkan kepada fasilitas yang hendak dibangun, penjabaran lingkup kontrak, system (produk), atau kombinasi di antaranya. Sebagai contoh, SRK proyek E-MK berdasarkan fasilitas yang hendak dibangun dengan tingkatan sebagai berikut.
Tingkat 1 : lingkup proyek seutuhnya
Tingkat 2 : Unit utama seutuhnya
Tingkat 3 : Diuraikan menjadi subunit
Tingkat 4 : Bagian bagian dari subunit. Dapat pula di bagikan berdasarkan lokasi (area)
Tingkat 5 : Menurut kode akuntansi, macam pekerjaan sampai ke pake kerja.
Lazimnya, pembagian pada beberapa tingkat di atas, misalnya sebanyak 4 tingkat, didasarkan atas besar kecilnya ukuran lingkup kerja dan komplesitas proyek yang spesifik, sedangkan pembagian pada tingkat tingkat di bawahnya didasarkan pada kode akuntansi yang dimiliki oleh pelaksana atau kontraktor yang mengerjakannya.
Tingkat 1 : lingkup proyek seutuhnya
Tingkat 2 : Unit utama seutuhnya
Tingkat 3 : Diuraikan menjadi subunit
Tingkat 4 : Bagian bagian dari subunit. Dapat pula di bagikan berdasarkan lokasi (area)
Tingkat 5 : Menurut kode akuntansi, macam pekerjaan sampai ke pake kerja.
Lazimnya, pembagian pada beberapa tingkat di atas, misalnya sebanyak 4 tingkat, didasarkan atas besar kecilnya ukuran lingkup kerja dan komplesitas proyek yang spesifik, sedangkan pembagian pada tingkat tingkat di bawahnya didasarkan pada kode akuntansi yang dimiliki oleh pelaksana atau kontraktor yang mengerjakannya.
Dokumen
Menyusun paket kerja /SRK perlu diikuti dengan membuat dokumen tertulis yang disebut surat lampiran pekerjaan yang menjelaskan rincian pekerjaan masing masing unsure paket kerja dalam hal jenis pekerjaan, batasan lingup kegiatan, keperluan sumber daya, perkiraan jadwal dan garis besar mutu yang diinginkan. Pada kontrak EPK jenis lump- sum,definisi SRK cukup jelas, baik deskripsi maupun batasan batasannya. Bila terjadi perubahan, penambahan, atau pengurangan lingkup kerja, maka dokumen yang bersangkutan juga harus disesuaikan, misalnya dengan mengadakan change order.
Motivasi
Mengelolah paket kerja atau SRK berarti mengerjakan berbagai macam kegiatan yang layaknya diperlukan sebuah proyek, termasuk mendeligasikan wewenang dan tangung jawab pekerjaan kepada pimpinan yang diserahi paket kerja. Tindakan ini dapat pula dipandang sebagai sarana motifasi bagi pimpinan dan anggota kelompok atau unsure pengelolah paket kerja, sebagai tantangan untuk menunjukan prestasinya pada lingkup tugasnya masing masing.
Jadi, dipandang dari penyelenggaran proyek, pembentukan SRK dan pemberian kode identifikasi memungkinkan pengelolah melihat lingkup proyek, baik sebagai kesatuan komponen komponenya, serta memungkinkan pengelola melihat hubungannya satu dengan yang lain. Atas dasar inilah kemudian alokasi sumber daya, system pelaporan, pemantauan, pengendalian, serta fungsi manajemen proyek yang lain diterapkan.
Pengendalian Perubahan Lingkup
Control perubahan lingkup meliputi (a) menganalisis faktor faktor yang menciptakan perubahan lingkup, dan (b) mengelolah perubahan perubahan yang diperlukan. Control lingkup haruslah diintregritaskan dengan proses pengendalian lain, seperti control waktu, control biaya, control mutu, dan lain lain.
Verifikasi Lingkup
Verifikasi lingkup merumuskan penerimaan lingkup proyek oleh pemilik proyek. Ini memerlukan kajian produk produk pekerjaan dan hasil hasil untuk memastikan bahwa semua telah diselesaikan secarah benar dan memuaskan.
Manajemen Konfigurasi
Manajemen konfigurasi dikembangkan dalam proyek untuk mengendalikan perubahan perubahan yang mungkin terjadi dari versi atau ketepan awal. Manajemen konfigurasi ini khususnya dilakukan pada proyek proyek pembangunan atau manufaktur , dimana beberapa prototype sedang di produksi dan dikembangkan. Pengendalian konfigurasi hendaknya tetap mengikuti jejak desain konfigurasi dari masing masing prototype. Dengan perubahan yang cepat dalam teknologi dan komunikasi, manajemen konfigurasi telah menjadi suatu keharusan.
Manajemen konfigurasi bermaksud mengendalikan spesifikasi struktur perincian produk dan fasilitas yang sedang di laksanakan oleh sebuah proyek. Konfigurasi dapat mengendalikan bermacam macam bentuk rencana desain, ruang dan system oerangkat lunak, program pelatihan struktur organisasi, dan lain lain. Proses ini harus memperhatikan syarat material dam perincian produk proyek yeng bersangkutan.
Secara garis besar, manajemen konfigurasi dapat dikatakan sebagai bagian dari pengelolaan lingkup proyek, yaitu.
•Sebuah dokumentasi rancangan induk mutakhir yang di pertahankan.
•Tidak ada perubahan yang disahkan kecuali jika dampak pada jadwal dan biaya disetujui oleh yang berwenang.
•Perubahan perubahan yang saling berhubungan disinkronisasikan.
Manajemen konfigurasi bermaksud mengendalikan spesifikasi struktur perincian produk dan fasilitas yang sedang di laksanakan oleh sebuah proyek. Konfigurasi dapat mengendalikan bermacam macam bentuk rencana desain, ruang dan system oerangkat lunak, program pelatihan struktur organisasi, dan lain lain. Proses ini harus memperhatikan syarat material dam perincian produk proyek yeng bersangkutan.
Secara garis besar, manajemen konfigurasi dapat dikatakan sebagai bagian dari pengelolaan lingkup proyek, yaitu.
•Sebuah dokumentasi rancangan induk mutakhir yang di pertahankan.
•Tidak ada perubahan yang disahkan kecuali jika dampak pada jadwal dan biaya disetujui oleh yang berwenang.
•Perubahan perubahan yang saling berhubungan disinkronisasikan.
Identifikasi dan Dokumentasi Konfigurasi
Identifikasi konfigurasi adalah proses pemecahaya sebuah system kedalam bagian komponen atau butir konfigurasi. Setiap butir dapat didokumentasikan secarah individual dan ditempatkan di bawah pengendalian perubahan.
Dalam bentuknya yang paling sederhana, identifikasi konfigurasi mencakup penempatan semua butir konfigurasi yang diperlukan untuk melihat agar fasilitas hasil proyek tidak ada yang dilupakan dan kemudian mewujudkan informasi untuk tetap mengikuti jejak butir butir tersebut sepanjang siklus proyek. Kebanyakan system dapat dirinci dengan memakai WBS.
Apabila system itu telah dirinci sampai tingkat paling rendah, maka resultan butir konfigurasi membentuk proyek secarah keseluruhan. Semua revisi ditelusuri dan di control sehingga susunan butir yang direncanakan dilaksanakan semestinya.
Dalam bentuknya yang paling sederhana, identifikasi konfigurasi mencakup penempatan semua butir konfigurasi yang diperlukan untuk melihat agar fasilitas hasil proyek tidak ada yang dilupakan dan kemudian mewujudkan informasi untuk tetap mengikuti jejak butir butir tersebut sepanjang siklus proyek. Kebanyakan system dapat dirinci dengan memakai WBS.
Apabila system itu telah dirinci sampai tingkat paling rendah, maka resultan butir konfigurasi membentuk proyek secarah keseluruhan. Semua revisi ditelusuri dan di control sehingga susunan butir yang direncanakan dilaksanakan semestinya.
Prosedur pengendalian manajemen konfigurasi terdiri dari pengelolaan dari waktu ke waktu tentang kemungkinan adanya perubahan konfigurasiselama siklus proyek. Ini dilakukan melalui proses tinjauan formal yang dilakukan pada akhir setiap tingkat.
Pada kesimpulan taraf ini, ketentuan syarat syarat produk dilaporkan sebagai bagian dari Laporan Definisi Proyek untuk dievaluasi dan dilanjutkan sampai Taraf Desain dan Engineering. Demikian pula pada akhir Definisi proyek. Begitu identifikasi konfigurasi dilaksanakan dengan baik, ia berkembang dari dokumentasi kedalam bentuk yang dapat diwujudkan sesuai perencanaan.
Tags
Manajemen Proyek