Proses pengadaan konsultan didahului oleh suatu kajian mengenai keadaan atau faktor yang menyebabkan diambilnya keputusan menggunakan jasa konsultan. Faktor tersebut terletak pada objek dan perangkat calon pemakai (pemilik proyek, kontraktor, dan lain lain), yaitu, bila objek yang dihadapi oleh pemilik proyek merupakan masalah baru atau relative baru sedangkan perangkat pemilik proyek belum siap untuk menanganinya.
Dalam menghadapi keadaan demikian, tentu saja dapat diambil alternative lain, misalnya dengan meningkatkan keahlian tenaga dari dalam perusahaan, atau merekrut pegawai baru.
Pendektan seperti ini tidak jarang menjadi pilihan, yaitu bila kondisisnya memungkinkan, misalnya objek yang dihadapi akan terjadi berulang ulang dan berlangsung dalam jangka panjang. Pendekatan di atas juga akan memberikan kepercayaan kepada staf yang tersedia, bila dikaitkan dengan program pelatihan dan pembinaan akan dapat memberikan motivasi yang tinggi. Lebih lagi mereka akan bias menangani pekerjaan yang sifatnya tidak lanjut.
Pendektan seperti ini tidak jarang menjadi pilihan, yaitu bila kondisisnya memungkinkan, misalnya objek yang dihadapi akan terjadi berulang ulang dan berlangsung dalam jangka panjang. Pendekatan di atas juga akan memberikan kepercayaan kepada staf yang tersedia, bila dikaitkan dengan program pelatihan dan pembinaan akan dapat memberikan motivasi yang tinggi. Lebih lagi mereka akan bias menangani pekerjaan yang sifatnya tidak lanjut.
Kelemahan pendekatan ini membutuhkan waktu relative lama, sehingga tidak siap untuk pekerjaan yang segera akan dating. Faktor lain adalah mengenai reliabilitasi dari produk yang akan dihasilkan.
Selain itu, konsultan yang bonafide telah siap menyediakan tenaga ahli dengan pengalaman yang cukup, serta pengetahuan yang muktahir, sehingga seringkali mereka dapat menawarkan jasa konsultasi yang menarik dari segi jadwal, efesiensi, dan ekonomi.
Selain itu, konsultan yang bonafide telah siap menyediakan tenaga ahli dengan pengalaman yang cukup, serta pengetahuan yang muktahir, sehingga seringkali mereka dapat menawarkan jasa konsultasi yang menarik dari segi jadwal, efesiensi, dan ekonomi.
Dengan mengetahui latar belakang keterbatasan kemampuan yang khusus untuk menangani masalah yang akan dihadapi serta altenaf jalan keluar yang tetsedia, maka pemilik proyek dapat menyusun rumusan kategori bantuan yang diinginkan.
Setelah dasar dasar keputusan di atas cukup kuat, maka dimullai proses pengadaan konsultan yang terdiri dari serangkaian kegiatan menuju kearah terjadinya ikatan kerja untuk menangani proyek, dengan urutan langka langkah sebagai berikut.
• Membuat kerangka acuan – TOR
• Menyusun program kerja dengan anggaran.
• Menyusun criteria seleksi.
• Menyiapkan paket lelang.
• Proses seleksi dan pembentukan kontrak.
Panitia pengadaan
Untuk menangani kegiatan pengadaan konsultan, disusun suatau panitia pengadaan. Fungsi serta tuga panitia pengadaan pengadaan tersebut identik dengan panitia prakualifikasi dan seleksi bagi pengadaan kontraktor. Hanya saja karena lingkup kerja kontraktor utama lebih besar dan lebih beragam, maka ukuran (besar) panitia serta komposisinya pun berbeda pula. Agar panitia pengadaan menguasai permasalahan yang akan ditangani dengan baik, maka komposisi personalianya sekurang kurangnya mencakup mereka yang mempunyai latar belakang disiplin ilmu yang relevan dengan jenis konsultasi yang akan diadakan.
Sumber ; Manajemen Proyek Imam Soeharto
Tags
Manajemen Proyek