Sistem Pembukaan Dokumen Penawaran Tender

 

Pembukaan dokumen penawaran dilakukan setelah penutupan pemasukan dokumen penawaran. Panitia tender langsung mengadakan pembukaan dokumen penawaran dan langsung membuka sampul yang dikirim atau diserahkan langsung kepada pihak panitian untuk segera dicek kelengkapan dokumen admistrasi.

Pembukaan dokumen penawaran itu sendiri memiliki beberapa aturan yang harus dilakukan, Yaitu :

1. Panitia tender meminta sekurang-kurangnya dua saksi dari kontraktor dan konsultan peserta lelang.

2. Apabila tidak ada saksi, maka panitia tender barang akan menunda pembukaan dokumen penawaran sampai batas waktu yang ditentukan, sekurang-kurangnya dua jam.

3. Apabila dalam dua jam tidak ada saksi dari kontraktor dan konsultan peserta lelang, maka panitia tender menunjuk sekurang-kurangnya dua orang saksi dari luar dengan surat tertulis dari panitia tender.

4. Panitia Tender akan menghitung jumlah sampul penawarn yang masuk, tidak termasuk surat pengunduran diri dan yang terlambat memasukan dokume n penawaran.

5. Jika peserta lelang kurang dari tiga peserta, maka proses pelelangan tidak bisa ditindaklanjuti dan harus dilakukan pengumuman ulang dengan kontraktor dan konsultan yang baru.

6. Segala hal yang terjadi dalam acara pembukaan dokumen penawaran harus dicantumkan dan dijelaskan dalam berita acara pembukaan penawaran.

7. Berita acara ditandatangani oleh panitia tender dan dua orang wakil yang telah ditunjuk secara sah oleh kontraktor dan konsultan peserta lelang.

8. Berita acara dibagikan kepada wakil peserta tanpa dilampirkan dokumen penawaran.

Sistem pembukaan dokumen penawaran yang harus dilakukan disesuaikan dengan metode pemasukan penawaran.

 

1. Metode satu sampul

Panitia tender membuka kotak dan sampul dokumen penawaran dihadapan para peserta lelang.

2. Metode dua sampul

Panitia tender membuka kotak dan sampul satu yang berisikan data administrasi dan teknis di hadapan para peserta lelang dan dijadikan lampiran berita acara. sedangkan sampul dua, yang berisikan daftar harga tidak dibuka. pada sampul tersebut ditulis identitas perusahan serta paraf dari panitia tender dan peserta lelang dari perusahan yang berbeda.

3. Metode dua tahap

Pada dua tahap ini, sampul satu dibuka di hadapan para peserta lelang dan menjadkannya sebagai lampiran berita acara pembukaan dokumen penawaran sampul satu. Sedangkan sampul dua yang berisikan data harga baru akan diserahkan dan dibuka ketika peserta lelang telah lulus persyaratan administrasi dan teknis ( Sampul satu)

Sebenarnya isi dokumen penawaran itu sendiri berbeda-beda tergantung pada spesifikasi pengadaan pekerjaan yang ditenderkan dan harus sesuai dengan ketentuan RKS atau KAK yang telah disepakati. 

Panitia tender akan memeriksa, menunjuk, dan membacakan kelengkapan dokumen di depan para kontraktor atau konsultan peserta lelang, yang terdiri dari :

1. Satu sampul

Surat penawaran yang di dalamnya tercantum masa berlaku penawaran, jaminan penawaran asli, dan daftar kuantitas serta harga yang khusus untuk kontrak harga satuan.

2.Dua sampul

Surat penawaran yang didalamnya tercantum masa berlaku penawaran tetapi tidak tercantum harga penawaran dan jaminan penawaran asli.

3. Dua tahap

Surat penawaran yang didalamnya tercantum masa berlaku penawaran tetapi tidak tercantum harga penawaran, jaminan penawaran asli, dan dokumen penawaran teknik serta dokumen pendukung lainnya yang disyaratkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang dan jasa.