Ekspedisi
Pembelian yang teliti akan melakukan tindakan lanjut yang sistematis berupa pemantauan untuk meyakini bahwa jadwal penyerahan barang dan kondisinya akan terlaksana seperti janji yang dicantumkan di PO. Tindakan lanjut ini amat dirasakan kepentingannya bagi peralatan yang proses pabrikasi atau manufakturnya memakan waktu lama.
Garis besar kegiatan ekspedisi adalah sebagai berikut.
•Dari waktu ke waktu menentukan pelaksanaan dan kemajuan pabrikasi peralatan yang dipesan.
•Mengkonfirmasikan jadwal inspeksi dan pekerjaan persiapannya.
•Merundingkan jalankeluar bila terjadi kesulikan jadwal penyerahan dan transportasi.
Kegiatan ekspedisi hendaknya dilakukan sejak awal, dengan memiliki titik awal atau waktu yang kritis, bila perlu dengan mengunjungi bengkel atau pabrik tempat pembuatan barang.
Kunjungan ini dimaksudkan untuk mengetahui dari dekat apakah fasilitas dan pekerjaan di pabrik telah dilaksanakan dengan semestinya. Adanya hubungan semacam ini menunjukkan kepada rekanan bahwa pihak pemesan betul-betul menaruh perhatian kepada terpenuhinya ikatan-ikatan yang telah dibuat. Bila terlihat potensi keterlambatan, masalah ini menjadi tugas dari bagian pemantauan untuk merundingkan jalan keluar dan cara-cara untuk mengatasinya, misalnya mengusulkan jalur pengapalan yang paling singkat, dan lain-lain.
Transportasi
Pemeliharaan rute dan jadwal pelayaran amat besar pengaruhnya biaya transportasi secara keseluruhan. Sebagai alternatif, bidang pengadaan dari organisasi pemilik proyek atau kontraktor dapat juga bekerja sama atau mensubkontrakkan ke perusahaan forwading untuk masalah transportasi.
Berapa potensi keuntungan akan diperoleh dengan cara ini, seperti beralihnya tanggung jawab pengurusan transportasi ke perusahaan yang sudah berpengalaman, termasuk pengurusan dokumen (cargo clearance), sehingga tinggal negosiasi tercapainya harga consolidated freight rate yang wajar. Kerugiannya adalah tidak ada kesempatan lagi mendapatkan discount langsung dari transporter yang acapkali amat menarik jumlahnya.
Di samping tugas-tugas di atas, bagian transportasi mengurusi pula penerimaan dan penanganan material sampai ke penyimpanan, termasuk pemeriksaan atau verifikasi, mengurus surat dan kelengkapan dokumen, dan membuat laporan ketika menerima material tentang jumlah dan keadaan atau mutu produk.
Berapa potensi keuntungan akan diperoleh dengan cara ini, seperti beralihnya tanggung jawab pengurusan transportasi ke perusahaan yang sudah berpengalaman, termasuk pengurusan dokumen (cargo clearance), sehingga tinggal negosiasi tercapainya harga consolidated freight rate yang wajar. Kerugiannya adalah tidak ada kesempatan lagi mendapatkan discount langsung dari transporter yang acapkali amat menarik jumlahnya.
Di samping tugas-tugas di atas, bagian transportasi mengurusi pula penerimaan dan penanganan material sampai ke penyimpanan, termasuk pemeriksaan atau verifikasi, mengurus surat dan kelengkapan dokumen, dan membuat laporan ketika menerima material tentang jumlah dan keadaan atau mutu produk.
Persediaan
Persediaan bertujuan menjaga tersedianya barang pada waktu diperlukan. Mengusahakan mudah, terutama bagi lokasi proyek di tempat yang terpencil. Secara teoritis, barang dan peralatan yang akan dipasang menjadi instalasi pabrik akan dapat bekerja dengan baik (karena telah lulus uji coba sebelum dikirim kelokasi), dan menjalankan tugas operasinya terus menerus sampai pada waktu diberhentikan untuk pemeliharaan.
Masalah persediaan yang selalu muncul pada pengadaan material proyek adalah suku cadang atau spare parts untuk menjaga agar instalasi hasil proyek dapat berjalan sperti yang diinginkan sampai pada waktu pemeliharaan berkala. Dalam hubungan ini, pemilik proyek dan kontraktor hendaknya menentukan kebijakan berapa besar jumlah persediaan suku cadang yang diingikan, setelah mempertimbangkan faktor faktor belum adanya pengalaman operasi dan dan pemeliharaan (karena instalasi masih baru dan pertama kali diopesasikan), lama waktu pemesanan, transportasi, pengurusan dokumen, dan tentu saja biaya pembelian suku cadang.
Kenyataan dalam praktek, untuk menghindari interupsi produksi, pengelola dan pemilik proyek umumnya mempunyai kebijaksanaan menyediakan inventori suku cabang untuk keperluan awal operasi selama satu tahun.
Masalah persediaan yang selalu muncul pada pengadaan material proyek adalah suku cadang atau spare parts untuk menjaga agar instalasi hasil proyek dapat berjalan sperti yang diinginkan sampai pada waktu pemeliharaan berkala. Dalam hubungan ini, pemilik proyek dan kontraktor hendaknya menentukan kebijakan berapa besar jumlah persediaan suku cadang yang diingikan, setelah mempertimbangkan faktor faktor belum adanya pengalaman operasi dan dan pemeliharaan (karena instalasi masih baru dan pertama kali diopesasikan), lama waktu pemesanan, transportasi, pengurusan dokumen, dan tentu saja biaya pembelian suku cadang.
Kenyataan dalam praktek, untuk menghindari interupsi produksi, pengelola dan pemilik proyek umumnya mempunyai kebijaksanaan menyediakan inventori suku cabang untuk keperluan awal operasi selama satu tahun.
Koordinasi
Sesuai dengan fungsinya, bidang pengadaan material dan peralatan di suatu perusahaan konstruksi besar selalu siap dengan catatan dan keterangan mengenai sumber atau pabrik yang memproduksi, kecenderungan harga, persediaan di pasar, upah tenaga kerja, dan lain sebagainya. Dalam melaksanakan operasinya, bidang pengadaan perlu bekerjasama dengan bidang lain, terutama bidang-bidang engineering, pengendalian mutu, dan pengendalian biaya dan jadwal.
Dengan bidang engineering, bidang pengadaan bekerja sama dalam menentukan kualitas dan jenis peralatan yang hendak dipesan. Dengan bidang pengawasan dan pengendalian mutu, bidang pengadaan membicarakan inspeksi selama operasi pabrikasi. Sedangkan bidang pengendalian biaya dan jadwal memberikan keterangan tentang jadwal yang harus dipenuhi dan anggaran yang disediakan bagi masing-masing peralatan.
Sebaliknya, bidang pengadaan material mengirimkan kepada mereka keterangan keterangan perkembangan teknologi dari material dan peralatan yang terakhir, catalog, metode,, atau prosedur prosedur khususnya dan perusahaan pada umumnya. Jadi, dalam hal ini, bidang pengadaan material bertugas mengkoordinasi kegiatan di dalam organisasi yang bersangkutan sebelum melangkah ke luar, sehingga tercipta jalur komunikasi dan tanggung jawab yang jelas.
Dengan bidang engineering, bidang pengadaan bekerja sama dalam menentukan kualitas dan jenis peralatan yang hendak dipesan. Dengan bidang pengawasan dan pengendalian mutu, bidang pengadaan membicarakan inspeksi selama operasi pabrikasi. Sedangkan bidang pengendalian biaya dan jadwal memberikan keterangan tentang jadwal yang harus dipenuhi dan anggaran yang disediakan bagi masing-masing peralatan.
Sebaliknya, bidang pengadaan material mengirimkan kepada mereka keterangan keterangan perkembangan teknologi dari material dan peralatan yang terakhir, catalog, metode,, atau prosedur prosedur khususnya dan perusahaan pada umumnya. Jadi, dalam hal ini, bidang pengadaan material bertugas mengkoordinasi kegiatan di dalam organisasi yang bersangkutan sebelum melangkah ke luar, sehingga tercipta jalur komunikasi dan tanggung jawab yang jelas.
Sumber : Manajemen Konstruksi Imam Soeharto
Tags
Manajemen Proyek